Organisation

Fastställd organisation av styrelsearbetet


I stadagarna står det att “Örebro City Golf & Country Club har som ändamål att verka för att medlemmarna ska utöva golfspel i enlighet med idrottens verksamhetsidé. Med andra ord har vi en tydlig affärsidé och grund för vår verksamhet.

Styrelsen uppgifter
Styrelsen består av ordförande och sex ledamöter. Styrelsen ska inom sig utse vice ordförande och övriga befattningshavare som behövs (§ 25).

Åliggande enligt § 26 i stadgarna är att när vår- eller höstårsmötet inte är samlat är styrelsen golfklubbens högsta beslutande organ och ansvarar för klubbens angelägenheter. Styrelsen skall inom ramen för RF:s, SGF:s och ÖCG:s stadgar svara för klubbens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen.

Styrelsens uppgifter kan dessutom delas in i fyra områden såsom:
- omvärldsspaning och utveckling
- policies och riktlinjer
- beslut
- uppföljning

Styrelsen ska:
- tillse att klubben följer gällande lagar och bindande regler.
- verkställa av vårårs-/höstårs-/extra- möte fattade beslut.
- genom samtal med klubbens medlemmar hålla sig välinformerad om vad medlemmar tycker i olika frågor.
- med arbetsgivaransvar planera, leda och fördela arbetet inom klubben.
- ansvara för och förvalta klubbens medel, redovisa dessa enligt god redovisningssed.
- lämna revisorerna de upplysningar och handlingar som behövs för att de skall kunna fullgöra sina uppgifter enligt stadgarna och god redovisninssed.
- förbereda vårårs- och höstårsmöte och ev. extra möten.
- utse vice ordförande samt övriga funktioner.
- tillsammans med klubbledning utse ordförande till klubbens olika kommittéer/sektioner.
- i samråd med klubbledning informera kommittéordföranden om styrelsens beslut och planer, samt hålla sig informerad om idrottsverksamheten.
- fastställa förslag till verksamhetsplaner.
- i god tid före höstårsmötet samråda med valberedningen om eventuella avgångar i styrelsen samt informera sig om valberedningens arbete.

Styrelsens organisation
Styrelsen viktigaste uppgift är att leda och följa upp golfklubbens verksamhet mellan de årsmöten som finns. Det är därför viktigt att beskriva arbetsområden och ansvar för varje ledamot i styrelsen.

Under 2017 delas styrelsen in arbetet i "två områden" såsom;
- Anläggningar som lyder under Örebro City Golf AB
- Service & Marknad/Golfverksamheten/Golfledaren & Medarbetaren som lyder under Verksamhetsutskott

 I Örebro City Golf AB ingår Sten-Erik Ohlsson, Rold Göransson, Johan Hjortsberg och Tommy Thalbäck. Tjänstemannastöd utgörs av Annica Lundström, Jonny Lindström och Daniel Karvik.

I Verksmahetsutskottet ingår Carola Lilja, Dan Hjertstrand och Annika Florin. Tjänstemannastöd utgörs av Annica Lundström, Jenni Sterner och Jonny Lindström

Syfte och mål med dessa två verksamhetsområden är att leda och utveckla arbetet i syfte att uppnå de effektmål som höstårsmötet beslutat.

Arbetsbeskrivning för styrelsens ledamöter
Ordförande
Klubbens ordförande, tillika ordförande i styrelsen, väljs av höstmötet för en tid av ett år. Ordföranden ska:
- tillsammans med vice ordförande leda och samordna styrelsens verksamhet inom ramen för klubbens stadgar och arbetsordning.
- ansvara för externa kontakter och representation.
- bistå vice ordförande i arbetet med att initiera förslag till långtidsplaner och hålla dem akutella.
- ansvara för att följa upp klubbens ekonomi.
- ordförande i Örebro City Golf AB.

Vice ordförande
Styrelsen utser inom sig vice ordförande som:
- vid förfall för ordföranden handha dennes arbetsuppgifter till dess hindret upphör eller nyval sker.
- tillsammans med ordföranden leda och samordna styrelsens verksamhet inom ramen för klubbens stadgar och arbetsordning.
- i samråd med ordförande svara för övergripande framtidsplanering.
- ansvara för att revidera delegationsordningen.
- i samråd med klubbchef ansvara för organisationsstrukturen av de ideellas arbete.
- inneha klubbens arbetsgivaransvar och ansvar för personal och dess arbetsmiljö.
- ansvarar för styrelsesammanträdenas administration såsom kallelse, föredragningslista, protokoll, verksamhetsberättelse och dylikt.
- förbereda och planera golfklubbens höstårs-, vårårs- och ev. extra möten.
- ordförande i Verksamhetsutskottet

Övriga ledamöter
Alla ledamöter har ansvar för ett arbetsområde. I uppgiften ingår att tillsammans med klubbledning leda det strategiska arbetet med frågor som finns inom arbetsområdet. Styrelse och klubbledning har tagit fram en verksamhetsplan med aktiviteter för 2017 och varje ansvarsområde ska leda och följa upp dessa aktiviteter för att på så sätt uppnå effektmålen.

REVISORER (§24)
Revisorerna väljs av höstmötet och ska för medlemmarnas räkning mellan årsmöten granska styrelsens arbete. En av revisorerna ska vara godkänd eller auktoriserad. Revisor behöver inte vara medlem i golfklubben. Revisorernas granskningsuppgift omfattar inte bara siffergranskning. De skall också granska styrelsens totala förvaltning - både den ekonomiska och den verksamhetsmässiga. Revisorerna har rätt att när som helst under verksamhetsåret göra revision. I syfte att underlätta revisorernas arbete får de genom styrelsens försorg successivt orientering om styrelse- och kommittémöten. Årsredovisningen överlämnas till revisorerna senast fem veckor före vårmötet.

Revisorerna ska:
- successivt följa verksamheten i klubben och vid behov ge styrelsen råd och anvisningar för förvaltningen.
- om revisorerna upptäcker något i förvaltningen, som strider mot medlemmarnas intressen, begära att styrelsen kallar till ett extra möte eller om så erfordras själva utfärda kallelsen varvid skälet till kallelsen skall anges. - granska årsredovisningen samt tillstyrka eller lämna erinringar vad gäller ansvarsfrihet för styrelsen.
- senast två veckor före vårmötet överlämna revisionsberättelsen till styrelsen.
- vid vårmötet föredra revisionsberättelsen.

VALBEREDNINGEN (§23)
Valberedningen har en av klubbens viktigaste funktioner. Den svarar för en personell och funktionell utveckling av klubben genom att uppmärksamma och rekrytera nya funktioner till klubbens förtroendeposter. Enligt § 23 i Örebro City Golf & CC:s stadgar består valberedningen av ordförande/sammankallande och två övriga ledamöter som väljs av höstmötet. Valberedningen ska ha en sammansättning så att jämställdhet mellan kvinnor och män kan nås samt att olika åldersgrupper finns representerade. En praxis har uppstått och det är att avgående ledmöter i styrelsen ställer sig till förfogande för uppdrag i valberedningen. Liksom att de som föreslår en ny valberedning är de avgående ledamöterna i valberedningen.

Valberedningen sammanträder på kallelse av ordföranden eller då minst halva antalet ledamöter begärt det. Valberedningen ska senaste fyra veckor före årsmötet till styrelsen överlämna sitt förslag.

Valberedningen ska;
- göra upp en arbetsplan för verksamhetsåret.
- följa upp verksamheten i styrelse och kommittéer genom att ta del av protokoll eller nävara vid styrelse- och kommittémöten.
- diskutera med styrelsen om ändringar i styrelsens sammansättning.
- senast fyra månader före höstmötet fråga de styrelseledamöter vilkas mandattid går ut om de är beredda att kandidera för kommande period. Styrelseledamot skall ge svar inom tre veckor.
- beakta uppdragsbeskrivningen och kompetens för varje funktion i styrelsen i samband med rekrytering av nya förtroendevalda.
- diskutera med medlemmarna i klubben om olika kandidater för styrelseuppgifter och därvid beakta att ”bredd” erhålles på olika områden.
- kontrollera att de kandidater, som valberedningen kommer att föreslå, är villiga att ta på sig avsedd uppgift och att de verkligen har erforderlig tid för arbetet.
- vid behov föreslå styrelsen att föreslagen kandidat erhåller utbildning för uppgiften.
- senast fyra veckor före höstmötet lämna skriftligt förslag till styrelsen på nomineringar, som skall föreläggas medlemmarna i underlaget för höstmötet.
- vid höstmötet föredra valberedningens förslag.